Ш  Дэд сэдвүүд:

1. Хяналтын мөн чанар

2. Хяналтын үе шатууд

3. Үр ашигтай хяналтын шинж чанарууд

Ш  Үндсэн ойлголтууд:

-    Урьдчилсан хяналт

-    Явцын хяналт

-    Төгсгөлийн хяналт

-    Стандарт буюу норм бий болгох

-    Бодит үр дүнг стандарттай харьцуулах

-    Хазайлтын масштаб ба үгүйсгэлийн зарчим
-   Хяналт гэдэг ойлголтыг хүмүүс ихэвчлэн сөрөг талаас нь хүлээж авдаг ба үүгээрээ ч нэлээд сөрөг хандлагатайгаар ханддаг.

                Удирдлагын функцын үүднээс авч үзвэл хяналт гэдэг нь үнэн хэрэгтээ хамгийн чухал үйлдэл бөгөөд                                           байгууллага зорилгоо биелүүлэх болон зорилгоо биелэгдсэн эсэхэд үнэлэлт өгөхийн тулд энэ функцийг                      гарцаагүй хэрэгжүүлэх явдалтай тулгардаг юм.  

                Тэгвэл хяналт хийх шаардлага хэрхэн, юунаас гарч  ирдэг вэ?, хяналтыг хийхгүй бол байгууллага яах вэ? зэрэг асуултаас энэ асуудлыг эхэлье.

                Хяналтын функцийг байгууллага хэрэгжүүлэхгүй бол мэдээж албан ёсны бус болж эхэлнэ. Өөрөөр хэлбэл албан ёсны бус болно гэдэг маань байгууллага гэсэн системд эргэлдэж буй нөөц үр өгөөж муутай зарцуулагдаж, үйл ажиллагааны эхлэл, төгсгөл нь мэдэгдэхгүй уруу, хэвгий газар бүр лүү урссан усны урсал лугаа адил болно. Ийм учраас хяналтын функц үнэхээр зайлшгүй хэрэгцээтэй үйлдэл юм.

                Харин хяналтын функцийг хэрэгжүүлэх шаардлага дараах асуудлуудын хүрээнд илэрч байдаг.

1.       Тодорхой бус байдлыг тодорхой болгох

                А. Гадаад орчны тодорхой бус байдал – гадаад орчны өөрчлөлтийг таниж,            тандан хянаж, тэр        өөрчлөлтийг аль болох богино хугацаанд өөрийн              байгууллагад тусгаж чадсан хамт олон хэзээд хожно. 

                Б. Дотоод орчны тодорхой бус байдал – байгууллагыг бүрдүүлж буй дотоод        орчны тодорхой бус байдлыг илрүүлэхэд мөн л хяналтын функц шаардлагатай.           Тухайлбал: зорилго оновчтой тодорхойлогдсон эсэх, ажлын нэгж хэсгүүдийн                хооронд зөрчилдөөн байгаа эсэх болон байгаа болон хэрхэн юунаас үүсч байна    гэх мэт зүйлийг илрүүлэх зэрэг юм.

                В. Хүний нөөцийн тодорхой бус байдал – хүн өөрөө хувь хүнийхээ үүднээс бүр ч                илүү тодорхой бус байдлыг үүсгэж байдаг билээ. Өөрөөр хэлбэл байгууллагад           ажиллаж буй хүн бүрийг юу бодож санаж, төлөвлөж байгааг удирдагч хүн      мэдэхгүй шүү дээ. Хэзээ ч бүрэн мэдэж, хянаж чадахгүй учраас хүний нөөцийг     байнга хянаж цагдаж байх шаардлага байнга гардаг.  

2.       Хямралд орохгүйн тулд -  байгууллагыг хямралд оруулдаг зүйл нь янз бүрийн асуудал, эх үүсвэрээс үүсэлтэй алдаанууд байх бөгөөд энэ алдаануудыг илрүүлэхийн тулд хяналтын функц шаардлагатай. Байгууллагын хөгжил нэг хямралаас нөгөө хямрал руу шилжиж байдаг бөгөөд хяналтын функц нь энэ хямралыг бий болгогч алдаа бэрхшээлийг задалж гаргаж ирдэгээрээ чухал үүрэгтэй юм.     

3.       Олсон амжилтаа баталгаажуулах үүднээс – зах зээлд болон өрсөлдөөний дунд олж авсан байр сууриа алдахгүй байх, наандаж тогтвортой хадгалах, цаандаж өсгөхийн тулд хяналтын функцийг хэрэгжүүлэх шаардлагатай.   

 Ийнхүү дээрх 3 асуудлын улмаас хяналтын функц нь байгууллагын удирдлагын хүрээнд чухал хэрэгцээтэй ойлголт юм. 

Нөгөө талаас байгууллагад хяналтын функцыг хэрэгжүүлэхийн тулд хяналтын хүрээ гэсэн ойлголтыг хөндөх болдог ба энэ нь нэг даргад оногдож ажилчид буюу удирдуулагчдын тоон талын ойлголт юм. Судалгаанаас үзэхэд энэ тоо 7-12 ширхэг байвал оновчтой юм байна.  

                Хяналт гэдгийг удирдлагын ухааны үүднээс илүү өргөн тайлбарлахын тулд үндсэндээ 3 том асуудлын хүрээнд ярих болно. Үүнд:

Стандарт бий болгох – энэ нь хяналтын үйл ажиллагааны эхлэл бөгөөд энэ тогтоосон жишиг нь хяналтын үйл ажиллагааны үндсэн мөрдлөг, эцсийн байх ёстой үр дүн байх болно. Өөрөөр хэлбэл хяналт гэдэг нь зөвхөн үйл ажиллагааны төгсгөл буюу эцэст яригдаж байдаг зүйл биш ба харин жишиг тогтоохоос энэ үйл ажиллагаа эхлэх ёстой. Хэрхэн жишиг тогтоодгийг хяналтын үйл явц дэд сэдвийн хүрээнд авч үзсэн болно.

Бодит үр дүнг бий болгож, дүгнэх -  Дээрх тогтоосон жишгийнхээ дагуу үйл ажиллагаа хэрхэн явагдаж байгааг үйлдвэрлэл, үйл ажиллагааны явцын дунд болон үйл ажиллагааны төгсгөлд хянаж, шалган дүгнэж тоо болон чанарын хэмжүүрийг дүгнэхийг хэлнэ.

Үйл ажиллагаандаа засвар, өөрчлөлт хийх – Тогтоосон жишиг болон үйл ажиллагааны бодит эцсийн үр дүн хоёрт харьцуулалт хийж дараагийн ээлжийн үйлдвэрлэл, үйл ажиллагаандаа засвар өөрчлөлт оруулах шаардлагатай байгаа эсэхийг тогтооно. Өөрөөр хэлбэл жишгээ өөрчлөх, эсвэл явцын болон эцсийн хяналт шалгалтыг өндөр түвшинд хийнэ гэсэн үг юм.

      Дээрх хяналт гэсэн ойлголтоос үүдээд хяналтын төрлүүд байж болох нь тодорхой байна.  

  Үндсэндээ 3 төрлийн хяналт байж болох юм.

Хяналтын үйл ажиллагааны үндсэн зорилго нь хүлээгдэж буй үр дүн буюу тогтоосон жишгийг бодитоор гарч буй             үр    дүнтэй ойрхон буюу ижил байлгах явдал болж байна.

Урдчилсан хяналт – Үйл ажиллагаа эхлэхээс өмнөх хяналтыг хэлнэ. Удирдлагын үйл ажиллагааны үндсэн эхлэл болох төлөвлөх, зохион байгуулах нь хяналтанд орохгүй байгаа ч эдгээр үйл ажиллагааны явцад хяналт хийгдэж байдаг. Жишээ нь: байгууллагын зорилго, зорилт, бодлого, дүрэм, горим, журам тодорхойлох гэх мэт үйл ажиллагаанууд хяналт хийгдэж байж боловсруулагдана. 

Урьдчилсан хяналт нь байгууллагын хувьд үндсэн 4 нөөцийн хүрээнд хийгдэж байдаг.

1.       Хүний нөөц

2.       Материалын нөөц

3.       Техник, технологийн нөөц

4.       Санхүүгийн нөөц

Хүний нөөц – байгууллагын амжилтын үндэс  болсон ажиллах хүчийг татаж, сонгож, шилж авах үйл ажиллагаа болон тэдгээрийг албан тушаалд томилох хүртэлх үйл явц нь хүний нөөцийн хувьд урдчилсан хяналтанд өртөж байгаа байдал юм. Тухайлбал шинэ боловсон хүчнийг ажилд авахын тулд шалгаж буй намтарын судалгаа, боловсролын байдал, ажилласан жил, ажил байдлын тодорхойлолт, мэргэжил мэдлэгийн тест, туршилтын болон дадлагажуулах үйл ажиллагаа гэх мэт урдчилсан хяналтын үйл ажиллагааг ихэнхи байгууллага хэрэгжүүлдэг.

Материалын нөөц – Хэрэглэх гэж буй түүхий эд материалын нөөц маань технологийн шаардлага хангаж чадах эсэхийг тодруулах үүднээс урьдчилсан хяналтыг хийдэг. Материалаа шалгахын тулд стандартчлал буюу жишгийг урдчилан тодорхойлсон байх шаардлагатай ба нэг ёсондоо технологийн нарийн горимыг бий болгоно гэсэн үг юм.

Техникийн нөөц - Үйлдвэрлэлийн нэг ээлжийн буюу циклийн хугацаанд техник болон техникийн эд анги машин эвдрэхгүй ажиллах чадвар байгаа эсэхийг тодруулах буюу шаардлагатай бол эд ангийн гэмтэл арилгаж засвар хийх хүртэлх арга хэмжээг тодруулна.

Санхүүгийн нөөц – Төлөвлөлтийн функцийн төгсгөл болон боловсруулагдсан үйл ажиллагааны хөтөлбөрийг мөнгөөр илэрхийлэх буюу төсөв зохиох үйл ажиллагаа болон төсвийн санхүүжилтийг хэрхэн хангах хүртэлх үйл ажиллагааг энэд ойлгоно. Шаардлагатай бол төсвийг танах арга хэмжээг авч болно.

Урсгал буюу явцын хяналт – Энэ нь үйл ажиллагаа эхэлсэн үед хэрэгжүүлдэг хяналт юм. Энд юуг хянах вэ? гэвэл ажилчид буюу хүний нөөцийг хянах болно. Өөрөөр хэлбэл ажилчид ажилдаа хэр зэрэг өөриймсөг, үнэнч хандаж байгаа болон үйлвэрлэлийн технологийн горимыг зөрчихгүй ажиллаж чадаж байгаа эсэхийг шалгах болно. Элдэв зөрчил бэрхшээл, гомдол, санал хүсэлтийг үүссэн байвал илрүүлж богино хугацаанд зөвөөр шийдвэрлэх арга хэмжээг авах хэрэгтэй. Ер нь байгууллага дотор эргэх холбоо сайн бий болсон тохиолдолд урсгал хяналт үр өгөөжөө өгнө гэдгийг анхаарах хэрэгтэй юм. Өөрөөр хэлбэл ажилчид нь удирдагчидтайгаа санал бодлоо чөлөөтэй солилцдог, бий болсон зөрчил саад, бэрхшээлийг богино хугацаанд үнэн зөвөөр удирдагчдад мэдээлдэг байх хэрэгтэй гэсэн үг юм.   

Эцсийн буюу төгсгөлийн хяналт - Үйл ажиллагаа дууссаны дараа бодит үр дүнг тоо болон чанарын шаардлага хангасан эсэхийг шалгах болон төлөвлөсөн үр дүнтэй харьцуулж жишихийг хэлнэ. Мөн энэ хяналтыг хийхдээ дараах 2 асуудлыг гол болгох хэрэгтэй.

1.       Тухайн ажлыг дахиж хийх шаардлага байгаа болон байхгүй

2.       Сэдэлжүүлэлт хийх болон ямар сэдэлжүүлэлтийн арга хэрэгсэл шаардлагатай байна.

Хяналтын үйл явц

Хэт өндөр тогтоох – бодит гүйцэтгэл хол зөрүүтэйгээр бага гарж ирэх ба ажилчдын сэтгэл санаанд сөргөөр нөлөөлж болно.

Хэт нам тогтоох -  бодит гүйцэтгэл хол зөрүүтэйгээр жишгээс өндөр гарч ирэх ба удирдагч та боломжийг алдаж байна. Өөрөөр хэлбэл та тухайн ажил болон хамт олон, байгууллагыг удирдаж чадахгүй байгаагийн илрэл байж болно.

Ийм учир стандартыг бодитой тогтоох хэрэгтэй ба наандаж ямар ч байсан дараах шинж чанаруудыг тусгасан байх хэрэгтэй.

1.       Өвөрмөц буюу тусгайлсан

2.       Хэмжигдэхүйц

3.       Биелэгдэхүйц

4.       Бодитой

5.       Цаг хугацааны хязгаартай зэрэг болно.

Хамгийн гол нь бодитой байх шаардлагатай байх хэрэгтэй бөгөөд бодитойгоор хэмжих нөхцөлд судалгааны ажлыг сайн хийх буюу байгууллага дотор санал асуулгын баталгаа явуулах шаардлагатай. Тухайлбал: Хөдөлмөрийн бүтээжм дээшилсэн үү?, ажил таслалт буурсан уу? гэх мэт байж болно.

Хяналтын функцийг хэрэгжүүлэх явцад гардаг нийтлэг алдаа бэрхшээлүүд: 

Нийтлэг алдаа бэрхшээлээс гарах арга замууд:

1.       Стандарт бий болгохдоо ажилчдынхаа санаа бодлыг тусгах шаардлагатай

2.       Стандартдаа ажилчдын хийж буй даалгаврыг цогцоор нь тусгаж өгөх ёстой.

3.       Тухайн стандартыг ажилчдад сануулж, мэдээлж байх

4.       Бий болгосон стандарт өндөр түвшинд, чанга байх шаардлагатай

5.       Урамшууллын системыг бодитой, шударгаар хэрэглэх

6.       Эргэх холбоог бий болгож хөгжүүлэх

Үр өгөөжтэй хяналтын системийг бий болгох  

1.       Хяналтын систем нь стратегитай шууд уялдаа холбоотой байх

2.       Хяналтын систем нь зорилготой хандлага нэг байна. /Зорилго руу чиглэсэн/

3.       Эрхэлж буй үйл ажиллагаатай нягт холбоотой байх

4.       Цаг үеэ олсон байх

5.       Уян хатан шинж чанартай байх

6.       Энгийн бүтэцтэй байх

7.       Өртөг бага байх шаардлагатай
 

               Эцэстээ стратеги нь хяналтын функцээр баталгаажиж байх шаардлагатай болно.